HR-implementatie
met focus op standaardisatie ⚖️

Een nieuw HR-systeem implementeren in een complexe overheidsorganisatie vraagt om een doordachte aanpak. Veiligheidsregio Zuid-Limburg maakte de overstap naar AFAS, maar had behoefte aan deskundige begeleiding om het project succesvol te realiseren.

Veiligheidsregio
Zuid-Limburg

Personen

Manon Weijts

Teamleider P&O

Sector

Overheid

De vraag

Hoe implementeer je een nieuw HR-systeem in een organisatie met veel uitzonderingen en maatwerk, zonder de standaard te verliezen? Die uitdaging lag op tafel bij Veiligheidsregio Zuid-Limburg, toen zij besloten om per 1 januari 2025 over te stappen op AFAS.  

Omdat er binnen het HR-team onvoldoende kennis van AFAS aanwezig was, zocht de organisatie een ervaren externe projectleider als counterpart voor AFAS. Een deskundige die niet alleen het systeem kent, maar ook als sterke gesprekspartner kan optreden. Op basis van een aanbeveling vanuit een andere organisatie kwam Veiligheidsregio Zuid-Limburg bij Ivar’s uit. Inmiddels is de organisatie live, waarbij meerdere professionals van Ivar’s betrokken zijn geweest. Het oordeel? Deskundig, betrokken en betrouwbaar.

De Ivar's Aanpak

Bij Ivar’s geloven we in een aanpak die zowel technisch als menselijk klopt. Voor Veiligheidsregio Zuid-Limburg betekende dit een gestructureerde implementatie met een scherpe focus op standaardisering. Onze experts brachten duidelijkheid, daadkracht en structuur, zodat het project stap voor stap kon worden uitgevoerd. Door workshops en afstemming met de organisatie hebben we bepaald waar AFAS standaard ingezet kon worden en waar aanpassingen nodig waren. Dit betekende soms een kritische blik op bestaande processen en het afwegen van standaard vs. maatwerk. Door een transparante en gestructureerde aanpak hielden we het team scherp en betrokken, zonder de einddoelen uit het oog te verliezen.

De hobbel

Zoals bij veel overheidsorganisaties bestond de uitdaging vooral uit de vele uitzonderingen, verschillende dienstverbanden en bestaande workarounds. Het oude systeem was volgebouwd met maatwerk, iets wat de organisatie met de overstap naar AFAS wilde beperken.  De vraag was dus: hoe ver kun je gaan met standaardisatie zonder functionaliteit te verliezen? De Ivar’s specialisten hielpen hierbij door continu kritische vragen te stellen en alternatieven te bieden. In sommige gevallen bleek de standaardoplossing voldoende, in andere gevallen was een aanvullende inrichting nodig. Door continu afstemming te zoeken en knopen door te hakken, werd een werkbare oplossing neergezet.

Resultaten binnen deze case

100%
Binnen tijd
en budget
4
Specialisten
ingezet
>20k
Elektrische km's
900
Nieuwe AFAS
gebruikers

Veiligheidsregio Zuid-Limburg is zeer tevreden met de samenwerking: “De Ivar’s deskundigen zijn erg kundig op hun vakgebied. Dat is prima, maar het blijft natuurlijk mensenwerk. De mensen die wij bij Ivar’s hebben leren kennen, beschikken naast deskundigheid over een aantal andere belangrijke competenties zoals: betrokkenheid, daadkracht, doorzettingsvermogen en een enorme positieve drive. Een hele mooie mix aan competenties die enorm helpen bij dergelijke implementaties.”

Manon Weijts

Soortgelijke
cases

Bekijk hier al onze cases over de sector Overheid.

Cases